ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales). 

O lo que es lo mismo, un software de gestión empresarial modular, el cual se basa en una base de datos continuamente alimentada y actualizada. La principal ventaja es que cada módulo está pensado para gestionar un área del negocio a través de permisos a usuarios, permitiendo al personal de cada departamento acceder solo a esa parte concreta de la base de datos. La otra gran baza es poder automatizar procesos internos relacionados con aspectos operativos y productivos de la empresa.

Tipos de ERP y su instalación

Hasta ahora, lo común era instalarlos a nivel local, pero hoy en día, el sistema en la nube esta ganando popularidad por sus múltiples ventajas así como la fácil adaptación a la normativa más reciente y a la seguridad.

1. Nivel 1 / Tier I  Dan soporte a grandes empresas y administraciones públicas en contabilidad, recursos humanos, aprovisionamientos, asuntos internacionales (divisas, alfabeto, código postal, reglas de contabilidad, idioma…).

2. Nivel 2 / Tier II 

   Ayudan a grandes empresas sin alcance global pero que operan en diferentes países.

3. Nivel 3 / Tier III 

   Ayudan a empresas medianas con gestión de varios idiomas y divisas, así como relaciones comerciales.

4. Nivel 4 / Tier IV

   Especializados en la contabilidad PYMES y microempresas, no se consideran ERPs completos ya que únicamente disponen de algunos de los módulos básicos.

 

Beneficios al usarlo

• Adaptabilidad. El programa se adapta al crecimiento del negocio, la diversidad de funciones y sus diferentes áreas.

• Eficiencia y eficacia interna. Reduciendo tiempos y automatizando procesos empresariales.

• Mejora en la toma de decisiones. Al tener una base de datos compartida y actualizada en tiempo real se pueden obtener analíticas y conclusiones que ayudan a tomar las decisiones adecuadas.

• Agilidad de la empresa. Al estandarizar procesos y simplificar rutinas, la empresa adquiere gran agilidad y capacidad de adaptación.

• Seguridad. Al tenerlo todo centralizado y con copias de seguridad de la base de datos en la nube (según con el proveedor que trabajemos) tendremos muchísima seguridad a la hora de proteger los datos y el sistema, ya que no están dispersos entre diferentes servidores.

• Rentable. Debido a su complejidad tiene un coste de implantación considerable, pero a la larga, sale a cuenta utilizarlo en nuestro negocio por los anteriores beneficios mencionados y otros que descubrirás trabajando con el sistema.

"Para  2023, los datos de ERP serán la base del 30% de los análisis y pronósticos predictivos generados por IA." Gartner

 

¿Cuándo es conveniente implementar uno?

Hace un tiempo este tipo de sistema lo utilizaban las grandes empresas, ahora pueden emplearlo empresas de cualquier tamaño dado que el sistema puede adaptarse a las necesidades del negocio y utilizar únicamente los módulos que se requieran.

• Cuando la empresa crece y aumenta el volumen de facturación, el volumen de tareas y la necesidad de nuevos departamentos y personal. 

• También es recomendable empezar a usarlo cuando percibas que necesitas muchos programas distintos para el funcionamiento del negocio. Usando un ERP se centralizaría todo, evitando la duplicidad de datos y la dependencia en diferentes servicios (y sus costes derivados).

• Cuando tu tienda online aumente el volumen de operaciones.

• Si ya tenías uno y toca renovarlo por obsolescencia o cambio de sistema.

• Si quieres sacarle el máximo partido al CRM y poder automatizar procesos incluyendo parte de la comunicación.
  

¿Libre y de código abierto o Privado?

Antes de mover ficha es muy recomendable analizar las necesidades de la empresa, las diferentes opciones de ERPs y los proveedores disponibles. Los proveedores o  partners son quienes tienen que instalar el ERP y gran parte de los problemas pueden surgir de la forma en que trabajan. Por ello, te recomendamos asegurarte de que estas en las manos de profesionales comprometidos.

Según el músculo económico del que dispongamos y el nivel de personalización requerido optaremos por el Privado o el Libre. También juega mucho en éste punto la fama de cada programa, algo que puede condicionar la elección.

Anteriormente, sí que es cierto que optar por el Privado tenía más ventajas que por el Libre en cuanto a personalización, garantías y funciones. Pero a día de hoy, todo esto está mucho más diluido gracias al gran avance que han realizado los softwares libres en todos los aspectos. La prueba es que cada vez más empresas optan por un ERP Libre ya que puede ofrecer lo mismo que los Privados a un coste mucho menor de implantación, uso y dependencia de los proveedores.

Nosotros podemos decir con seguridad y experiencia que Odoo es uno de los mejores de código abierto.

Mapa de posicionamiento Alcance de negocio - Facilidad de uso.

Fuente: Odoo

¿Cuáles son los errores frecuentes a la hora de implantarlo?

Los errores que más se producen a la hora de implantar un ERP son:

Poca claridad de las necesidades funcionales y poca planificación.

No te ciegues en implantar éste sistema en tu negocio sin definir previamente una estrategia adecuada, la planificación y el conocimiento completo de los procesos internos son clave para aprovechar todo el potencial que ofrece éste sistema. Para ello, es necesario contar con un equipo implicado en el proyecto, tanto interno como externo. Mencionamos el interno porque en la mayoría de casos que se implanta una nueva tecnología y con ella una nueva forma de trabajar surgen trabajadores que intentarán boicotearla para no salir de su zona de confort.

Por otro lado y, como hemos mencionado, los proveedores que se encargarán de implantar el ERP es necesario que se impliquen y auditen correctamente todos los procesos, para ofrecer las mejores soluciones y adaptar el sistema a las necesidades. En implantaciones fallidas por culpa de la empresa implantadora se puede acudir a los tribunales, pero como bien sabes, esto genera unos gastos importantes y no otorga garantías de éxito, es por esto que insistimos en la importancia de elegir bien tu Partner.

 

No conocer el potencial del ERP

Si no conoces todo lo que es capaz de hacer esta herramienta surgirán problemas con los usuarios que la empleen. Por ello, es crucial realizar la formación a los usuarios para capacitarlos en el uso de la herramienta y evitar un rechazo masivo por parte de los mismos.

Para mayor seguridad es aconsejable definir una fase de testeo del programa para ver si se adapta correctamente a los procesos de la empresa. Es importante controlar periódicamente las funcionalidades del software para comprobar que le estamos sacando el máximo rendimiento.

No asignarle al proyecto la prioridad adecuada

Muchas veces se entiende el proyecto de implantación como un proyecto de carácter informático, perdiendo el verdadero foco, que es el de un proyecto integral y estratégico que guiará el crecimiento de la empresa.

Un proyecto de estas dimensiones necesita además de recursos tecnológicos y de infraestructura, el activo más importante de la empresa: el capital humano. Éste afecta de forma directa a los distintos departamentos.

 

Deficiente migración en los datos

El proceso de migración de datos cada vez es más complejo. En muchas ocasiones es común que sea preciso migrar datos entre sistemas distribuidos de forma heterogénea. Si la planificación y ejecución de la migración es mala, causa graves problemas en la implantación del ERP y grandes costes que hincharán desmesuradamente la factura del proyecto.

 

Querer arrancar el proyecto antes de tiempo.

El clásico "vísteme despacio que tengo prisa". 

Esto es debido a que si no respetamos los plazos de implantación establecidos surgen imprevistos graves. Éste error viene dado, la mayoría de veces, por la empresa implantadora al no planificar y calcular correctamente las necesidades y los plazos. Aunque en muchos ocasiones la presión del cliente también termina acortando los plazos. La dedicación, profesionalidad y rigor de tu proveedor en conocer a fondo tu negocio y entender las necesidades es la garantía de que la implantación será exitosa y obtendrás el máximo potencial de la herramienta.